TIMIKA, CARTENZNEWS.COM — Pemerintah Distrik Kuala Kencana, Kabupaten Mimika, mendorong aparatur distrik, kelurahan, dan kampung membenahi pengelolaan arsip pemerintahan dengan memanfaatkan teknologi digital.
Langkah tersebut dilakukan melalui sosialisasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Bupati Mimika Nomor 16 Tahun 2024 tentang Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis di Aula Kantor Distrik Kuala Kencana, Selasa (8/9/2026).
Kepala Distrik Kuala Kencana Manase Omaleng mengatakan, tertib kearsipan bukan sekadar menata dokumen, tetapi menjadi bagian penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan akuntabel.
Menurut dia, dokumen resmi pemerintah merupakan rekam jejak kebijakan sekaligus dapat menjadi alat bukti hukum apabila terjadi persoalan atau sengketa di kemudian hari.
“Selama ini sebagian dari kita mungkin masih menganggap urusan kearsipan sebagai dokumen yang diletakkan atau sekadar tumpukan kertas. Padahal, dokumen resmi pemerintahan merupakan identitas rekam jejak kebijakan sekaligus alat bukti hukum yang sah apabila terjadi sengketa di masa mendatang,” ujar Manase.
Arsip Tak Lagi Sekadar Tumpukan Dokumen
Manase menjelaskan, UU Nomor 43 Tahun 2009 mewajibkan setiap instansi pemerintah, termasuk pemerintah distrik hingga kampung, mengelola arsip secara sistematis dan terpadu sesuai ketentuan.
Sementara Perbup Mimika Nomor 16 Tahun 2024 menjadi pedoman teknis dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pemerintah daerah.
“Regulasi ini mempertegas batas tanggung jawab, alur koordinasi, tata cara pengelolaan dokumen hingga penyediaan akses informasi bagi masyarakat sesuai koridor hukum yang berlaku,” jelasnya.
Ia menilai penerapan aturan tersebut membutuhkan perubahan budaya kerja aparatur. Karena itu, para lurah dan kepala kampung diminta mulai membenahi sistem kearsipan di unit kerja masing-masing.
Pemanfaatan teknologi, termasuk pelaporan dan penyimpanan data secara digital, juga dinilai penting untuk mempercepat pencatatan sekaligus menjaga keamanan dokumen.
“Menjaga autentisitas dokumen keluar dan masuk sangat penting agar akuntabilitas pelayanan publik tetap terjaga,” tegasnya.
Aparatur Diminta Sampaikan Kendala
Manase juga meminta peserta tidak sekadar mengikuti sosialisasi, tetapi memanfaatkan forum tersebut untuk berdiskusi dengan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Mimika.
Menurut dia, berbagai kendala yang dihadapi di lapangan, mulai dari keterbatasan fasilitas hingga sumber daya manusia, perlu disampaikan agar dapat dicarikan solusi.
Ketua Panitia Kristina Elisabeth Labok mengatakan, kegiatan tersebut bertujuan meningkatkan pemahaman aparatur mengenai pengelolaan arsip sebagai memori kolektif sekaligus identitas daerah.
“Kegiatan ini bertujuan memberikan pemahaman menyeluruh kepada perangkat kelurahan, kampung serta pegawai distrik sebagai pengelola arsip mengenai aturan hukum kearsipan,” katanya.
Selain meningkatkan pemahaman regulasi, kegiatan tersebut diarahkan untuk mewujudkan tertib administrasi kearsipan di setiap unit kerja, meningkatkan kualitas pelayanan publik dan akuntabilitas kinerja, serta mendukung penerapan pengelolaan arsip berbasis digital atau elektronik.
Peserta sosialisasi berasal dari aparat kampung, kelurahan, dan pegawai Distrik Kuala Kencana. Narasumber berasal dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Mimika.
Kegiatan tersebut bersumber dari APBD Kabupaten Mimika melalui Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Distrik Kuala Kencana.
Manase secara resmi membuka kegiatan sosialisasi tersebut. Pemerintah Distrik Kuala Kencana berharap kegiatan ini dapat meningkatkan kapasitas aparatur sekaligus mendorong pengelolaan arsip yang lebih tertib, aman, akuntabel, dan berbasis digital. (LE)
